Přihlášení do systému | Přihlášení se provádí přes webové rozhraní z libovolného prohlížeče pomocí uživatelského jména (e-mail) a hesla. Systém obsahuje více úrovní přístupových práv. Při instalaci systému je založen jediný uživatel – Administrátor systému, který má nejvyšší oprávnění a může libovolně přidávat a editovat další pracovníky v rámci Firmy (vlastní jedinečná instalace systému).
Zakázka | Zakázka je základním prvkem systému. Zakázkový list je souhrnem všech informací o konkrétní zakázce, obsahuje pořadové číslo, údaje zákazníka, specifikace, náklady, termíny, práci všech pracovníků atd. Na jedné zakázce se může podílet více pracovníků. V Zakázkovém listě lze editovat veškeré parametry zakázky, přidávat novou práci a náklady, sledovat souhrnné informace o zakázce. Možnosti editace mohou být závislé na Stavu zakázky (viz). Zakázkový list je přístupný přes Seznam zakázek nebo Kalendář. Některé funkce jsou přístupné pouze pracovníkům s vyššími pravomocemi: Např. celkové náklady, bilance, zisky, fakturovaná cena. Zakázkový list je možno vytisknout nebo uložit ve formátu PDF.
Seznam zakázek | Jedná se o seznam všech zakázek, který lze třídit dokonce ve dvou úrovních:
- Podle parametrů v zadání zakázky (termín, číslo zakázky, název zakázky, jméno zákazníka atd.)
- Podle povahy a stavu zakázky (moje, nesplněné, probíhající, předané, poptávka atd.)
V Seznamu zakázek je zobrazen souhrn všech základních informací o zakázkách. Je zde rovněž možnost vyhledávání a zakázky lze při větším počtu stránkovat nebo archivovat. Je zde také podrobný filtr, kterým je možné skrýt nebo zobrazit zakázky podle více kritérií, takže vidíte jen ty, které opravdu potřebujete. Ze Seznamu zakázek lze přímo vstoupit do každé jednotlivé zakázky. Je zde také možnost přímo přidávat práci k vybrané zakázce, aniž by bylo nutné zakázku otevírat. Seznam zakázek je možno vytisknout nebo uložit ve formátu PDF.
Vložení nové zakázky | Provádí se přes volbu Přidat zakázku (tato volba je přístupná pouze pro oprávnění Manažer a Administrátor). Prakticky se nová zakázka zakládá tlačítkem umístěným vpravo nahoře v Seznamu zakázek, které odkazuje na formulář Založení/Editace zakázky. Nová zakázka se zařadí do Seznamu zakázek vždy nahoru, protože základní řazení v Seznamu zakázek je od nejnovější po nejstarší zakázku (uživatel však může řazení změnit).
Číslování zakázek | Každé zakázce je při jejím založení automaticky přiřazeno číslo, pod kterým ji lze v budoucnosti jednoznačně identifikovat. Způsob číslování lze definovat v sekci Nastavení. Zde je rovněž možné nastavit libovolný vlastní způsob číslování. U založené zakázky lze číslo editovat i dodatečně, protože její interní číslo zůstane zachováno.
Stav zakázky | Všechny zakázky v systému se vždy nacházejí v určitém stavu, podle kterého je lze třídit. V závislosti na stavu k nim také přistupují pracovníci (např. se nezabývají zakázkami ve stavu „Ukončeno“). Workwatch nabízí šest základních stavů zakázky:
- Poptávka – Nepotvrzená zakázka a práce s ní spojené (tvorba a zaslání cenové nabídky apod.).
- Objednáno – Zakázka je již závazně objednána (objednávku nebo rozpočet lze přiložit přes Správce souborů).
- Probíhá – Práce na zakázce jsou již zahájeny. Tento stav potrvá dokud zakázka nebude předána.
- Předáno – Zakázka byla úspěšně předána zákazníkovi. Tento stav může být zároveň signálem, že se má zakázka fakturovat (pokud nebyla uhrazena předem nebo při převzetí).
- Ukončeno – Po fakturaci zakázky se stav mění na Ukončeno. Veškeré práce spojené se zakázkou jsou hotové.
- Storno – Dojde-li např. k situaci, že poptávka není realizována, stav zakázky se změní na Storno.
Správa pracovníků a uživatelská oprávnění | Správa pracovníků je přístupná jen uživatelům s vyšším oprávněním. Umožňuje vložení nového pracovníka a editaci jeho údajů. Nového pracovníka může vložit pouze Administrátor, editaci dalších položek mohou provádět pracovníci dle svých oprávnění. Systém obsahuje tři základní úrovně oprávnění:
- Administrátor – má přístupné všechny funkce systému, jako jediný může do systému přidávat další pracovníky, v případě potřeby je odebírat nebo měnit jejich osobní nastavení. Může plně spravovat zakázky (vč. mazání a editace), provádět exporty, zálohy, tisknout zakázkové listy a výkazy práce a má absolutní přehled o ostatních pracovnících.
- Manažer – má stejná práva jako Administrátor, ale nemůže editovat další pracovníky. Má přístup k jejich výkazům, ale nemůže je vkládat ani upravovat. Tato role je určena např. pro účetní nebo provozní oddělení.
- Pracovník – oprávnění pro řadové zaměstnance. Má možnost zadávat vlastní práci a tu zpětně kontrolovat (ne však editovat).
Jedná se jen o doporučené nastavení. U každého pracovníka je k dispozici nastavení Vlastní, kde je možné nastavit přístup ke všem funkcím, a vytvářet tak vlastní zcela individuální profily (mohou být různé u každého pracovníka).
Pro pracovníky vyřazené ze systému je určena role Deaktivovaní, která neumožňuje ani přihlášení. V systému zůstávají, aby nedošlo ke zkreslení statistických údajů o zakázkách. Jednou vloženého pracovníka už nelze smazat, lze mu pouze odebrat pravomoce. Pracovník se tím automaticky přesune do sekce Deaktivovaní pracovníci.
Adresář zákazníků | Obsahuje seznam všech zákazníků a umožňuje přidávat nové. V případě potřeby je možné zákazníka smazat (postup viz FAQ).
Přehledy | Umožňují vyhodnocení dat obsažených v systému za stanovené období, a to celkově nebo za jednotlivé pracovníky. Sekce je přístupná jen pracovníkům s vyšším oprávněním (Administrátor, Manažer). Jedná se o tyto přehledy:
- Výkaz práce
- Měsíční výkazy
- Denní práce
- Sledování nákladů
- Bilance zakázek
Výkaz práce | Umožňuje zobrazit a vytisknout výkaz práce za určené časové období pro každého pracovníka. Výkaz obsahuje čísla a názvy zakázek, zákazníků, dobu práce. Při zadání hodinové sazby se Administrátorům a Manažerům zobrazí i výsledná mzda – výkazy mohou sloužit i jako podklady pro vypracování mezd. Jako výchozí časové období je nastavena doba od začátku měsíce do data prohlížení, ale je možné ji libovolně změnit.
Měsíční výkazy | Přehledy celkově vykázaných hodin a příslušné mzdy všech pracovníků za daný měsíc. Může sloužit pro přehled celkových mzdových nákladů.
Denní práce | Výkaz denní práce funguje podobně jako Výkaz práce, ale zobrazuje práci podle data. Takto je možné kontrolovat efektivitu práce jednotlivých pracovníků. Výkaz denní práce údaje pouze zobrazuje – na rozdíl od Osobního panelu.
Sledování nákladů | Slouží k zjišťování ziskovosti zakázek za zvolené období. Zobrazuje práci, náklady a faktury, které byly vložené do systému v tomto období (bez ohledu na datum založení zakázek, jejich stav a bilanci).
Bilance zakázek | Zobrazuje celkovou bilanci ze všech zakázek založených (dokončených) v daném období, přičemž za datum dokončení se považuje Termín v zadání každé zakázky. Od sestavy Sledování nákladů se liší tím, že sčítá výsledné bilance jednotlivých zakázek, zatímco Sledování nákladů pracuje s tabulkami vložené práce, nákladů a faktur za dané období.
Statistiky
- zakázky dle stavu
- obrat a zisk dle činnosti
- zákazníci dle obratu a zisku
Kalendář | Slouží k přehlednému zobrazení vykázaných hodin v jednotlivých dnech v daném období. Přes Kalendář lze také vkládat práci k jednotlivým zakázkám (alternativa ke vkládání přes Zakázkový list).
Rozpočet (Zarážka) | V Zakázkovém listě lze definovat maximální cenu zakázky. V průběhu práce systém uživatele automaticky upozorní při dosažení nebo překročení této hodnoty (pole Rozpočet se zvýrazní).
Správce souborů | Ke každé zakázce je možné připojit soubor(y). Seznam těchto příloh se zobrazuje v Zakázkovém listě. Může se jednat např. o nabídky, objednávky, smlouvy, specifikace zakázky, předávací protokoly apod. Přiložit lze libovolný formát souboru. Funkce je dostupná pouze ve verzi STANDARD a je omezena celkovou kapacitou příloh 500 MB.
Nastavení | Volba Nastavení je přístupná jen oprávněným pracovníkům a obsahuje tyto možnosti nastavení systému:
- Číslo zakázky – zde lze nastavovat automatické číslování zakázek a jeho formát. Číslo zakázky se může skládat z více různých částí.
- Činnosti – pro potřeby vyhodnocení efektivity zakázek je možné zakázky rozdělit podle jejich charakteru na Činnosti (pokud se v něčem liší a tento způsob vyhodnocení by měl smysl).
- Ceník (Nákladové položky) – funkce umožňuje přednastavení nákladových položek, které se často opakují. Dojde k vytvoření ceníku, ze kterého se budou vybírat, nebude nutné je pokaždé znovu ručně vypisovat.
- Licence – informace o aktuálním stavu předplatného pro uživatele verze STANDARD. Zde se provádí rovněž prodlužování licence STANDARD a přechod z bezplatné verze FREE na verzi STANDARD.
Osobní nastavení a změna hesla | V Osobním nastavení si může každý pracovník do systému vložit (a editovat) svoje osobní údaje a nastavit vlastní přístupové heslo. Další údaje o pracovníkovi může měnit jen Administrátor. Jeden uživatelský účet lze použít pro více různých firem nebo projektů.
Možnost vedení více firem (projektů) pod jedním účtem | Po přihlášení do systému je možné založení a vedení více firem pod tímto účtem bez nutnosti odhlašování a opětovného přihlašování. Funkci lze využít rovněž pro vedení větších, na sobě nezávislých projektů. Do seznamu firem (projektů) se přistupuje přes Nastavení firmy.
Tiskové výstupy | Provádějí se přes formát PDF, což je univerzální formát určený pro distribuci a zobrazení textových informací bez ohledu na platformu. Různé tiskové sestavy jsou přístupné pracovníkům podle jejich oprávnění. Ve většině případů nemají pracovníci s nejnižším oprávněním možnost tisknout.
Export dat | Provádí se v univerzálních formátech XML, CSV nebo JSON. Exportovat lze seznamy zákazníků, pracovníků a zakázkové listy. Data určená pro tisk lze exportovat přes formát PDF.
Zálohování | Probíhá pravidelně automaticky na serveru pro všechny licence – FREE i STANDARD.
Předpověď počasí | Do systému v nejbližší době zapracujeme modul pro předpověď počasí. Zdrojem dat bude naše rosnička Žofka, která se nikdy neplete. Funkce bude dostupná jen pro nejvyšší uživatelské oprávnění.